Wydawca treści

Dział Organizacyjno- Administracyjny

Print Drukuj

Dział Organizacyjno-Administracyjny PUP wykonuje szereg kluczowych zadań w trzech głównych zakresach. W zakresie obsługi kancelaryjnej prowadzi sekretariat Dyrektora oraz Zastępcy Dyrektora, ewidencjonuje korespondencję i faktury, zamawia pieczęcie oraz organizuje narady. Dodatkowo zajmuje się przyjmowaniem skarg, obsługą poczty elektronicznej, rejestrowaniem kontroli oraz delegacji, a także zamawia materiały biurowe.

W sprawach administracyjno-gospodarczych Dział administrowania pomieszczeniami PUP obejmuje planowanie remontów, zapewnienie bezpieczeństwa oraz prowadzenie spraw związanych z zaopatrzeniem. Nadzoruje również realizację umów dostawczych oraz prowadzi archiwum jednostki. W zakresie spraw kadrowych zajmuje się prowadzeniem akt osobowych pracowników, dokumentowaniem zatrudnienia i rozwiązania stosunków pracy oraz ewidencjonowaniem czasu pracy.

Sporządza sprawozdania z kadr, organizuje szkolenia oraz prowadzi dokumentację wypadków przy pracy. Dział obsługuje również Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych oraz organizuje badania lekarskie pracowników, a także zarządza dokumentacją związaną z delegacjami i przetwarzaniem danych osobowych.

Współpraca z innymi komórkami organizacyjnymi PUP jest kluczowym elementem działania Działu. Działanie Działu ma na celu poprawę efektywności, bezpieczeństwa i organizacji pracy w urzędzie.

Funkcja korzysta z technologii sztucznej inteligencji (AI).
Do podstawowych zadań Działu Organizacyjno- Administracyjnego należy:

W zakresie obsługi kancelaryjnej PUP:
  • prowadzenie sekretariatu Dyrektora i Zastępcy Dyrektora,
  • ewidencja korespondencji przychodzącej i wychodzącej oraz faktur;
  • zamawianie pieczęci na potrzeby PUP oraz ich ewidencjonowanie;
  • obsługa narad, spotkań organizowanych przez Dyrektora,
  • prowadzenie spraw związanych z przyjmowaniem i rejestracją skarg i wniosków,
  • obsługa poczty elektronicznej, centrali telefonicznej i faxu,
  • prowadzenie rejestru kontroli zewnętrznej,
  • prowadzenie rejestru delegacji,
  • zamawianie materiałów biurowych,
W zakresie spraw administracyjno – gospodarczych:
  • bieżące administrowanie pomieszczeniami, w których ma siedzibę PUP, ustalanie planów remontów i napraw oraz zlecanie wykonania remontów, napraw, konserwacji oraz przeglądów,
  • realizacja zadań dotyczących porządku, bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ochrony przeciwpożarowej,
  • prowadzenie spraw związanych z zaopatrzeniem materiałowo – gospodarczym oraz nabywaniem rzeczowych aktywów trwałych,
  • nadzór nad realizacją umów zapewniających dostawy niezbędnych mediów,
  • prowadzenie spisu rzeczowych aktywów trwałych, aktualizowanie tych
  • danych, oznakowywanie oraz w razie potrzeby zbywanie lub likwidowanie,
  • prowadzenie archiwum jednostki,
  • przechowywanie aktów wewnętrznych dotyczących funkcjonowania urzędu,
  • obsługa Powiatowej Rady Rynku Pracy i gromadzenie w tym zakresie wytworzonej dokumentacji,
  • nadzór nad stosowaniem instrukcji kancelaryjnej, archiwalnej oraz jednolitego rzeczowego wykazu akt,
  • przygotowywanie i koordynowanie działań na rzecz poprawy dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami,
W zakresie spraw kadrowych:
  • prowadzenie akt spraw osobowych pracowników PUP,
  • prowadzenie i dokumentowanie spraw dotyczących nawiązania i rozwiązania stosunku pracy, przebiegu pracy, rent i emerytur, jubileuszy oraz odznaczeń,
  • ewidencjonowanie czasu pracy pracowników,
  • sporządzanie sprawozdań z zakresu kadr,
  • prowadzenie spraw dotyczących szkoleń, dokształcania i doskonalenia zawodowego pracowników,
  • prowadzenie dokumentacji dotyczącej wypadków przy pracy,
  • prowadzenie rejestru upoważnień i pełnomocnictw do załatwiania spraw,
  • organizowanie badań lekarskich pracowników w ustalonych prawem terminach,
  • obsługa Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych,
  • obsługa Pracowniczych Planów Kapitałowych,
  • prowadzenie dokumentacji związanej z delegacjami służbowymi pracowników,
  • sporządzanie upoważnień do przetwarzania danych osobowych i prowadzenie ewidencji tych upoważnień,
  • organizowanie służby przygotowawczej dla nowo zatrudnionych pracowników,
  • prowadzenie spraw związanych z przeglądem kadrowym, ocenami okresowymi pracowników,
  • współpraca z innymi komórkami organizacyjnymi PUP.
Zobacz »