• Pracodawca składa oświadczenie w powiatowym urzędzie pracy właściwym ze względu na siedzibę lub miejsce pobytu stałego - siedziba dotyczy osób prawnych, a pobyt stały osób fizycznych. Wypełniając oświadczenie, należy wpisać, m.in.: dane pracodawcy, dane cudzoziemca, którego zamierza się zatrudnić, datę rozpoczęcia  i okres wykonywania pracy, rodzaj umowy będącej podstawą wykonywania pracy, wysokość wynagrodzenia brutto, podklasę Polskiej Klasyfikacji Działalności Gospodarczej, zawód i miejsce wykonywania pracy. Proszę pamiętać, że oświadczenia mogą być rejestrowane tylko w przypadku podklas PKD niewymienionych w rozporządzeniu Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 8 grudnia 2017 r. w sprawie podklas działalności według Polskiej Klasyfikacji Działalności (PKD), w których wydawane są zezwolenia na pracę sezonową cudzoziemca. Oznacza to, że zarówno pracodawca musi prowadzić działalność danego rodzaju (nie-sezonową), jak i praca cudzoziemca musi być z nią ściśle związana;
• Pracodawca może również złożyć oświadczenie poprzez stronę internetowąUWAGA: wzór oświadczenia jest określony w rozporządzeniu i nieco się różni od stosowanych w poprzednich latach. Odrębny wzór jest przewidziany, gdy cudzoziemiec będzie wykonywał pracę w charakterze pracownika tymczasowego.
• Składając oświadczenie do rejestracji, pracodawca przedstawia dowód dokonania wpłaty w wysokości 100 zł, oświadczenie o niekaralności, ważny dokument tożsamości, kopię wszystkich wypełnionych stron ważnego dokumentu podróży cudzoziemca lub kopię innego ważnego dokumentu tożsamości cudzoziemca, a jeżeli cudzoziemiec nie przebywa na terytorium RP – kopię stron dokumentu podróży z danymi osobowymi cudzoziemca;
• Pracownik powiatowego urzędu pracy wpisuje oświadczenie do ewidencji lub w drodze decyzji administracyjnej odmawia wpisu. Wpisanie do ewidencji następuje w terminie 7 dni roboczych od dnia otrzymania oświadczenia, chyba że prowadzone jest postępowanie wyjaśniające – wówczas wpisanie następuje do 30 dni;
• Starosta wydaje decyzję odmowną zawsze, gdy podmiot powierzający pracę był karany w związku z powierzeniem pracy cudzoziemcom, tj. dopuścił się przestępstw lub poważnych naruszeń przepisów w zakresie zatrudniania cudzoziemców lub niektórych przepisów Kodeksu Karnego;
• Starosta może także odmówić wpisu do ewidencji oświadczeń, jeżeli z okoliczności wynika, że oświadczenie jest składane dla pozoru, będzie wykorzystane przez cudzoziemca w celu innym niż praca deklarowana w oświadczeniu lub podmiot powierzający pracę nie dopełnia obowiązków związanych z prowadzeniem działalności lub powierzaniem pracy w szczególności, m.in.: nie posiada środków na pokrycie zobowiązań wynikających z powierzenia pracy, nie prowadzi działalności uzasadniającej powierzenie pracy, zalega z odprowadzaniem składek m.in. na ubezpieczenie społeczne, zalega z uiszczeniem podatków;
• W przypadku decyzji odmownej, podmiot ma możliwość odwołania się od organu drugiej instancji - ministra właściwego do spraw pracy, czyli Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej;
• Podobnie jak do tej pory, samo oświadczenie nie jest wystarczające do legalnej pracy w Polsce – cudzoziemiec musi jeszcze posiadać tytuł pobytowy pozwalający na pracę (np. odpowiednia wiza lub zezwolenie na pobyt czasowy, przebywanie w ruchu bezwizowym do 90 dni w ciągu kolejnych 180 dni).

• Pracodawca, którego oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi zostało wpisane do ewidencji oświadczeń, ma obowiązek poinformować pisemnie powiatowy urząd pracy o podjęciu pracy przez cudzoziemca w terminie 7 dni od daty rozpoczęcia pracy wskazanej w oświadczeniu.
• Pracodawca ma obowiązek zawarcia umowy pisemnej z cudzoziemcem, a wcześniej przedstawić mu jej tłumaczenie na język zrozumiały dla cudzoziemca zgodnie z warunkami określonymi w oświadczeniu. W umowie podmiot jest zobowiązany uwzględnić warunki zawarte w oświadczeniu;
• Pracodawca ma obowiązek przestrzegania wszystkich obowiązków wynikających z powierzania pracy, takich samych jak w przypadku polskich pracowników (np. zgłoszenie do ubezpieczeń społecznych w ciągu 7 dni, gdy dana umowa podlega ubezpieczeniom, np. umowa o pracę, zlecenia czy agencyjna), a także obowiązków związanych z zatrudnieniem cudzoziemca wynikających z innych przepisów (np. przechowywanie kopii dokumentu pobytowego cudzoziemca).Za niedopełnienie powyższych obowiązków grożą sankcje.

• zmiana siedziby lub miejsca stałego pobytu, nazwy lub formy prawnej podmiotu powierzającego wykonywanie pracy cudzoziemcowi;
• przejęcie zakładu pracy lub jego części przez innego pracodawcę;
• przejście zakładu pracy lub jego części na innego pracodawcę;
• zawarcie przez podmiot powierzający wykonywanie pracy i cudzoziemca  umowy o pracę zamiast umowy cywilnoprawnej;
• cudzoziemiec jest pracownikiem tymczasowym agencji pracy tymczasowej i zostaje skierowany do  pracy w innym miejscu (u innego pracodawcy użytkownika) - jeśli nie zmieniły się pozostałe warunki pracy. 

Wzory dokumentów 

1. Oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi
2. Oświadczenie podmiotu działającego jako agencja pracy tymczasowej o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi w charakterze pracownika tymczasowego
3. Oświadczenie podmiotu powierzającego wykonywanie pracy cudzoziemcowi dotyczące okoliczności, o których mowa w art. 88z ust. 5 pkt 1-6 ustawy z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy